Dette skal behandles av kollegiet kommende tirsdag.
Legges ut her til orientering. (Det er konvertert til
ordinært tekst-format, så det er ikke så
typografisk pent som original-dokumentet.)
Se nederst for bakgrunnen for dette dokumentet.
Trond Andresen
medlem i kollegiet
********** start dokument **********
NTNU K-sak /99
Norges teknisk-naturvitenskapelige
universitet
N O T A T
Til: Kollegiet
Fra: Universitetsdirektøren
Om: Retningslinjer for instituttstyring og -ledelse ved NTNU, oppfølging av
Kollegiets vedtak i sak 218/98
Tilråding:
Retningslinjer for instituttstyring og -ledelse ved NTNU
Vedtatt av Kollegiet
(dato) med hjemmel i Universitets- og høgskolelovens
pgf. 13 nr. 7.
Grunnenhetens organer
pgf. 1 Grunnenhetens organer
Grunnenheten skal ha:
A. Et styre
B. En leder
Dessuten kan grunnenheten ha:
C. En nestleder (normalordning). Fakultetsstyret selv bestemmer, etter
forslag fra vedkommende institutt, om instituttet skal ha nestleder. I de
tilfeller der en velger ikke å ha en nestleder, skal det allikevel være en
utpekt stedfortreder.
D. Særskilte utvalg.
Særskilte utvalg må arbeide i samsvar med instituttstyrets strategier og
ikke begrense handlefriheten til instituttleder. Det må ikke innføres
arbeidsutvalg med generell myndighet idet dette må oppfattes som et nytt
styringsnivå, både i strid med Universitets-og høgskoleloven (uhl). og med
ORGUTs intensjon vedrørende skille mellom styring og ledelse.
Instituttstyret
pgf. 2 Myndighetsområdet
Instituttstyret er instituttets øverste styringsorgan. Det er ansvarlig for
forskning, faglig utviklingsarbeid og undervisning ved grunnenheten innenfor
vedtatte rammer og retningslinjer.
pgf. 2.1 Oppgaver
Instituttstyret skal:
* vedta instituttets strategi. Strategien revideres regelmessig, og skal
gjøre rede for hva instituttet ønsker å tilby i form av
undervisning og forskningskompetanse, hvem som er instituttets sentrale
målgrupper og hvordan instituttet skal være konkurransedyktig.
- Forskningsstrategien skal angi instituttets satsingsområder, nødvendige
utstyrsanskaffelser og faglige allianser
- Undervisningsstrategien skal gi grunnlag både for valg faglig innhold og
pedagogisk tilrettelegging av fagstoffet. I dette ligger også bruk av ny
teknologi, nye undervisningsformer og klarlegging av
samarbeidspartnere/-allianser på området.
* behandle forslag til studieplan og endringer/justeringer i denne. Studie-
og undervisningsopplegg skal vurderes regelmessig i lys av strategiske
vurderinger, undervisningsevalueringer og økonomiske rammevilkår.
* vedta budsjett og prinsipper for viderefordeling. Dette gjelder
fordelingen på hovedposter og -aktiviteter og eventuelle prinsipper for
instituttleders viderefordeling.
* Føre tilsyn med virksomheten. Med virksomheten menes bl.a. forskning,
undervisning, formidling, personalet, arbeidstidsbestemmelser, helse-,
miljø- og sikkerhetsspørsmål. Styret skal godkjenne rapport om virksomheten
og føre tilsyn med at lederen arbeider i tråd med budsjettfordeling,
godkjent strategi og godkjente planer og i henhold til instruks for stillingen.
* Foreslå betenkning. Instituttstyret skal behandle utlysningstekst og
betenkning for og godkjenne alle innstillinger til vitenskapelige
stillinger. Styret kan delegere dette til instituttleder. Kommentar:
stipendiater/rekrutteringsstillinger/oppdragsstillinger med mer behandles
etter egne reglementer. Det samme gjelder for tilsatte i tekniske og
administrative stillinger.
pgf. 3 Sammensetning
Instituttstyret foreslår overfor fakultetsstyret størrelsen og
sammensetningen av instituttstyret fordelt på grupper, i samsvar med reglene
for sammensetning av fakultetsstyret.
Instituttstyret skal hvis mulig bestå av 9 - 13 personer. Av disse skal 1 -
2 være eksterne representanter. De eksterne medlemmene kan representere
dekanatet, komme fra andre fagmilj- ved NTNU eller være tilsatt utenfor
institusjonen.
Fakultetsstyret kan fastsette en annen størrelse og sammensetning for
grunnenheter hvor gruppene ikke er tilstrekkelig representert, eller der
Kollegiet har truffet et annet vedtak.
Når antall ansatte gjør det umulig med et styre på denne størrelse (9-13)
(dvs. ved institutter med færre enn 10 fast tilsatte i undervisnings-og
forskerstillinger, og der noen gjør bruk at sin rett til å nekte gjenvalg
etter pgf. 20.1), kan fakultetsstyret avgjøre at flertallet i
instituttstyret utgjøres av tilsatte i undervisnings-og/eller
forskerstillinger og studenter sammen. Jfr. kollegiets sammensetning etter
uhl. pgf. 6. nr 3 annet alternativ.
Utpekingsprosedyre.
De eksterne representanter nomineres ved valg i instituttstyret samtidig med
øvrige valg. Nominasjonen sendes dekanen med et antall kandidater, like
mange kvinner og menn, som samlet gir dekanus et reelt valg.
pgf. 4 Valg
Valgperioden til instituttstyret er tre år for representantene for de fast
tilsatte i undervisnings- og forskerstilling og for de teknisk og
administrativt tilsatte. For studentrepresentantene og representantene for
de midlertidig vitenskapelig tilsatte er valgperioden ett år.
En representant eller vararepresentant fratrer hvis vedkommendes tilknytning
til gruppen
eller grunnenheten opphører.
Vedrørende valgbarhet og stemmerett for øvrig gjelder NTNUs valgreglement
pgf. 21.
pgf. 5 Instituttlederen
pgf. 5.1 Valg av instituttleder
Valgbar som instituttleder er instituttets fast tilsatte i minst halv
undervisnings- og/eller forskerstilling. Lederen skal minst ha
førsteamanuensiskompetanse.
Valgforsamlingen består av alle instituttets fast tilsatte i
forsknings-og/eller undervisningsstilling og representanter for midlertidig
vitenskapelig tilsatte, studenter og teknisk-administrativt personale i
henhold til fordelingen i det overordnede valgreglementet.
Valgperioden for instituttlederen er 3 år med mulighet for gjenvalg.
pgf. 5.2 Instituttleders ansvar og oppgaver
Instituttlederen leder instituttets samlede virksomhet både faglig og
administrativt, innenfor de rammer og retningslinjer som gjelder, leder
instituttstyret og er medlem av fakultetets ledergruppe. Lederen er
vanligvis også leder, eventuelt medlem, i de utvalg som eventuelt opprettes.
Der instituttets størrelse eller faglige profil gjør det naturlig, støtter
lederen seg på en ledergruppe. Studentene skal ha mulighet til å møte med
minst to representanter i ledermøtene. Studentene skal tilstrebe at begge
kjønn er representert. Dersom studenter ikke møter i ledermøtene skal de
isteden konsulteres.
Instituttleder representerer instituttet utad.
Basis og arbeidsmåte
Instituttlederens arbeid skal være forankret i universitetets og
instituttets særpreg og oppgaver og institusjonens verdier og normer slik
det kommer til uttrykk i universitetslov og NTNUs strategiske
grunnlagsdokument. Instituttlederen skal bidra til utviklingen og til
realiseringen av NTNUs strategiske målsettinger og ivareta utviklingen av
fagdisiplinene.
Faglig ledelse bygger på tillit og kollegialitet og må være forankret i de
nevnte grunnverdier. For å løse sine oppgaver skal lederen derfor legge vekt
på åpne prosesser og samarbeid, på å invitere til medansvar og deltakelse og
på å søke konsensus. I tråd med dette skal lederen ha løpende dialog med
andre ansatte og studenter.
Oppgaver og ansvar
Instituttlederen skal inspirere ansatte og studenter og initiere, koordinere
og styre prosesser. Lederen har en overordnet strategisk og tilretteleggende
funksjon med vekt på de faglige sider ved virksomheten. Et sentralt element
i instituttlederrollen vil være å definere og finne løsninger på de
utfordringer, behov og problem instituttet og dets ansatte og studenter står
overfor og legge de administrative forhold til rette for ansatte og
studenter. Innholdet i den daglige forsknings- og undervisningsvirksomhet er
den enkelte forskers ansvar, men lederen fatter beslutninger i løpende
faglige, økonomiske og administrative saker.
Instituttlederens ansvar og oppgaver:
* Strategi og utvikling. Instituttleder har ansvar for å ta initiativ til at
instituttet har en oppdatert strategi. For at instituttet skal kunne foreta
riktige langsiktige valg innenfor undervisning, forskning, formidling og
annen faglig aktivitet har lederen ansvar for å sette i gang og lede
prosesser som bidrar til strategisk bevissthet og beredskap og innsikt i
egen virksomheten. Lederen skal påse at instituttets valg av overordnede mål
og strategiske prioriteringer skjer i lys av den faglige utviklingen,
endringer i omgivelsene og NTNUs overordnede mål og strategier. Det
forventes også at instituttlederen deltar aktivt i fakultetets og
institusjonens strategiske arbeid.
* Faglig ledelse. Med utgangspunkt i ansvaret for å realisere strategiene
skal lederen:
- ivareta instituttets fellesinteresser og representere instituttet utad,
være ansvarlig for å forberede de saker - budsjett, strategiplaner,
utlysninger og innstillinger for vitenskapelige stillinger og studieplaner
og rapport om virksomheten - som skal forelegges styret og lede styremøtene.
- prioritere og fatte beslutninger innenfor instituttets arbeids- og
ansvarsområde slik at instituttet arbeider mot de mål som er satt og sørge
for arbeidsformer som sikrer kvalitet og produktivitet.
- stimulere til et aktivt forskningsmilj- med høy kvalitet og produktivitet
og bidra til å rekruttere dyktige forskere og lærere. Videre skal lederen
arbeide for at instituttets ansatte og studenter har gode rammevilkår i form
av utstyr, annen infrastruktur og driftsmidler for den enkelte forsker og
forskergruppe.
- støtte, fremme og etablere kontakt med eksterne samarbeidsparter, det være
seg andre utdannings- og forskningsinstitusjoner nasjonalt og internasjonalt
og relevante institusjoner i nærings- og samfunnsliv.
- formulere og artikulere faglige kunnskapsmål og en pedagogisk
"grunnfilosofi", stimulere til forbedring av instituttets studieopplegg og
fremme og sikre kvalitet og effektivitet i undervisning, veiledning,
formidling og annen faglig aktivitet.
- koordinere virksomheten. Dette vil særlig gjelde undervisnings- og
studieplaner, men kan også omfatte forsknings- og formidlingsaktiviteten.
- stimulere til opprettelse av fag-/forskningsgrupper der instituttets
størrelse og fagprofil gjør dette naturlig
- lede, eventuelt være medlem av, de rådgivende utvalg instituttet oppretter.
* Administrative oppgaver: Instituttlederen har ansvar for at den
administrative virksomheten drives i samsvar med de retningslinjer som til
enhver tid gjelder. Videre skal lederen:
- sørge for at administrasjonen er tilpasset de faglige behov og fungerer
rasjonelt og effektivt
- føre tilsyn med at den samlede virksomheten drives rasjonelt og effektivt
og å rapportere resultater.
- ha ansvar for instituttets samlede økonomi og sørge for at virksomheten
ved instituttet er tilpasset rammebetingelsene - formelle, økonomiske og
personalmessige - som gjelder.
* Personalansvar: Instituttlederen har personalansvar for alle tilsatte ved
instituttet. Dette betyr at lederen:
- skal motivere, stimulere og inspirere de ansatte til høy kvalitet og
produktivitet og påse at staben har den nødvendige kompetanse.
- arbeide for å etablere samarbeid og team og ha medarbeidersamtaler med de
ansatte
- ansvar for helse- miljø- og sikkerhetsarbeidet ved instituttet, håndtering
av personalkonflikter og andre spørsmål knyttet til arbeidsmiljøet.
- representerer arbeidsgiver og skal derfor ivareta den avtalefestede
samhandlingen med organisasjonene og de ansattes medbestemmelse og innstille
overfor fakultet i forbindelse med lokale lønnsforhandlinger.
- informere de ansatte om forhold som har betydning for dem som
enkeltindivider og for den faglige og administrative virksomheten.
Myndighet og delegasjon
Instituttstyret delegerer beslutningsmyndighet til instituttleder for at
denne skal kunne ivareta sitt ansvar og utføre sine oppgaver på en
kostnadseffektiv og helhetlig måte.
Som eksempler på slike saker nevnes:
* intern budsjettfordeling innenfor overordnede retningslinjer
* tildeling av reisemidler, prioritering av søknader om forskningstermin
* innstilling og eventuelt beslutninger i forbindelse med individuelle
søknader knyttet hovedfags- og doktorgradsstudier
* innstilling om opptakskvoter til instituttets studier
* innstilling om lønnsopprykk
* forslag på sakkyndige ved tilsetting i vitenskapelige stillinger
* uttalelser i høringssaker som instituttet blir forelagt.
Beslutningene skal tas etter at berørte parter (herunder studentene) er hørt
slik at saken er godt opplyst. Instituttlederen kan delegere administrative
oppgaver og eventuelt også daglig arbeidsledelse for teknisk-administrativt
personale.
pgf. 6 Møter i instituttstyret
pgf. 6.1 Møteinnkallelse
Instituttstyret holder møter etter en møteplan som fastsettes for hvert
semester. Styret møtes normalt 1-3 ganger i semesteret.
Ekstraordinære møter holdes når instituttleder, rektor, dekan eller en
femtedel av instituttstyrets medlemmer krever det.
Innkalling og saksdokumenter sendes instituttstyrets medlemmer i rimelig
tid, og minst én uke før styrets ordinære møte. Har et medlem forfall,
innkalles vararepresentanten.
Instituttstyret fastsetter for øvrig selv sin møteordning.
pgf. 6.2 Instituttstyrets forhandlinger
Instituttleder er instituttstyrets leder og leder for dets forhandlinger.
Ved instituttleders fravær ledes instituttstyret av nestleder. Ved begges
fravær ledes instituttstyret av dekanen.
Instituttstyrets møter er normalt åpne, men instituttstyret selv kan
fastsette at bestemte saker skal behandles for lukkede dører. Behandling av
spørsmålet om lukking skjer for lukkede dører. Personalsaker og saker som er
underlagt taushetsplikt skal alltid behandles for lukkede dører. jfr. uhl.
pgf. 21.nr 5.
Når særlige grunner taler for det, kan instituttstyret innby utenforstående
til å delta i dets forhandlinger, med talerett, men uten stemmerett.
Det føres protokoll over instituttstyrets forhandlinger med opplysning om
hvem som er til
stede. Protokollen skal for hver sak inneholde forslag som blir satt under
avstemning og
vedtak som blir gjort med angivelse av stemmetall. Bortsett fra når det er
krevd skriftlig
votering ved valg eller tilsetting, jf universitets- og høgskoleloven pgf.
22 nr 2 andre
punktum, kan ethvert medlem av instituttstyret kreve at det blir
protokollert hvordan de
enkelte medlemmer har stemt. Eventuelle
stemmeforklaringer/protokolltilførsler skal innleveres og leses opp under
møtet.
Ethvert medlem av instituttstyret kan innenfor instituttstyrets
myndighetsområdet kreve å få tatt opp en sak. Instituttleder skal holde
instituttstyret orientert om viktige saker ved virksomheten.
Medlemmer av instituttstyret har plikt til å møte hvis ikke vedkommende har
gyldig forfall.
Instituttstyret kan fastsette utfyllende regler for sin saksbehandling.
pgf. 8 Avstemningsregler
Instituttstyret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til
stede og avgir
stemme.
Hvis ikke annet er bestemt i lov eller reglement, treffes vedtak med
alminnelig flertall av de
avgitte stemmer. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møteleders
stemme avgjørende. Ved stemmelikhet ved valg avgjøres dette ved loddtrekning.
Avstemning i andre saker enn valg og tilsetting skjer ved stemmetegn.
Avstemning ved valg og tilsetting skjer skriftlig hvis ett av de møtende
medlemmer krever dette.
Medlem av instituttstyret har plikt til å delta i forhandlingene og avgi
stemme. Det kan ikke
stemmes blankt annet enn ved valg.
Instituttstyret treffer sine vedtak i møte. Jf universitets- og
høgskoleloven pgf. 21 nr 1.
pgf. 9 Særskilte utvalg
Instituttstyret kan opprette særskilte utvalg for bestemte saksområder
eller bestemte sakstyper. Instituttleder (evt. nestleder) skal være med.
Instituttstyret kan delegere avgjørelsesmyndighet til slikt utvalg i
enkeltsaker eller saker innenfor sitt kompetanseområde, så langt det ikke
framgår av universitets- og høgskoleloven eller av vedtaket om
kompetansetildeling til instituttet at denne type avgjørelser må treffes av
instituttstyret selv. Jfr. uhl. pgf. 19 nr.1.
Instituttstyret fastsetter utvalgenes oppgaver og sammensetning, jfr.
likestillingslovens pgf. 21. Ved sammensetningen legges særlig vekt på
hvilke funksjoner utvalgene skal ha.
Det vises til universitets- og høgskoleloven pgf. 19 nr 3, som fastsetter at
studentene skal ha
minst to medlemmer i alle kollegiale organer som tildeles
beslutningsmyndighet, hvis ikke
det delegerende organ enstemmig bestemmer noe annet.
Til medlemmer av utvalgene kan også velges personer som ikke er medlem av
instituttstyret. Personer utenfor fakultetet eller universitetet kan anmodes
om å være medlem av et særskilt utvalg med samme rettigheter og plikter som
de øvrige medlemmer.
pgf. 10 Gyldighetsområde
Dette reglementet gjelder i utgangspunktet for alle grunnenheter ved NTNU.
Kollegiet bestemmer i tvilstilfeller om en grunnenhet går inn under dette
reglement.
pgf. 11 Særskilte reglementer
For hver grunnenhet kan instituttstyret selv vedta et særskilt reglement
innenfor rammen
av dette reglements bestemmelser. Et eventuelt slikt reglement sendes
fakultetet til orientering.
pgf. 12 Ikrafttreden
Dette reglement trer i kraft
..
___
Bakgrunn for saken:
Høsten 1998 behandlet kollegiet flere saker som oppfølgning av arbeidet med
ORGUT, og i sak 218/98 Endringer i styring og ledelse på instituttnivå ba
kollegiet i punkt 1 om at en rekke nærmere beskrevne intensjoner og
rollebeskrivelse ble lagt til grunn for det videre arbeid med styring og
ledelse på instituttnivå. Hele vedtaket med intensjoner, rolle- og
ansvarsbeskrivelse for instituttstyret og instituttleder er inntatt i
Kollegiemappen (info.perm utsendt til nytt kollegium) under "Aktuelle
kollegiesaker". I vedtakets punkt 3 ber Kollegiet universitetsdirektøren
utarbeide instruks/reglement for instituttstyre og- leder i henhold til
vedtaket.
Kollegiets hjemmel til å treffe beslutninger om den interne organisering er
hjemlet i universitetslovens pgf. 4, og er regulert. Kollegiet er både
bundet av hvilke formål som skal ivaretas, av rammer og av prosedyrer. Alle
er gitt i loven direkte eller i forarbeidene.
Myndigheten til å styre den interne organisering er generelt hjemlet i Uhl.
pgf. 4 nr. 4 "Styret har ansvaret for at virksomhetens interne organisering
er hensiktsmessig og kostnadseffektiv og i overensstemmelse med regler og
rammer gitt av overordnet myndighet". Rammen her er altså forholdsvis vid,
og når det gjelder regler for instituttstyrets sammensetning står Kollegiet
helt fritt.
Kollegiet har truffet flere andre vedtak som direkte eller indirekte har
betydning for nærværende reglement. Det er i hovedsak vedtaket i K-sak
234/98 Fremtidig organisasjonsmodell for NTNU . Dette vedtak er også tatt
inn i Kollegiemappen. I K-sak 216/98 Delegasjoner i.h.t. universitetslovens
pgf.pgf. 42, 44, 46 og 53 er beslutningsmyndighet i en del studiesaker
delegert til fakultetsstyret selv, og i K-sak 189/96 har kollegiet vedtatt
at instituttstyrene skal sammensettes i samsvar med reglene for
fakultetsstyrer etter Uhl. pgf. 13 nr. 4 og at de fast tilsatte i
undervisnings og/eller forskerstillinger alene skal ha flertall i
instituttstyret.
Universitetsdirektøren satte ned en administrativ arbeidsgruppe for å
ivareta den del av punkt 3 i Kollegiesak 218/98 som omhandler
instruks/reglement.
Gruppen har bestått av:
Assisterende universitetsdirektør Peter Lykke ( leder)
Fakultetsdirektør Ivar Østerlie, Historisk-filosofisk fakultet
Fakultetsdirektør Birger Hoggen, Fakultet for geofag og petroleumsteknologi
Personaldirektør Knut Veium
Sekretariatsleder Åse Sjømæling (sekretær).
Gruppen har hatt i alt 4 møter.
Arbeidsgruppen har lagt til grunn at en del av kollegiets intensjoner og
rolle- og ansvarsbeskrivelser er en del av en langsiktig strategi for å
styrke ledelsesfunksjonen, og i større grad skille styring og ledelse. Noe
av dette kan realiseres innenfor dagens lovgivning, og andre deler vil kreve
endringer eller dispensasjoner fra overordnet regelverk og avtaler.
Oppgaven nå har vært å utarbeide forslag til et reglement innenfor dagens
rammer.
Arbeidsgruppen har videre lagt til grunn at den ikke har hatt til oppgave å
foreslå endringer i forhold til tidligere kollegievedtak, og at disse
gjelder i den utstrekning de ikke direkte er opphevet ved senere vedtak.
*************** dokument slutt ******
This archive was generated by hypermail 2.1.2 : 20-12-01 MET